Hoy queremos hablarte de otra herramienta para ayudarte a mejorar la calidad de tu trabajo en todas aquellas acciones que requieren la interlocución con otras personas de tu empresa, clientes, anunciantes o demás, para que puedas focalizarte en lo importante. Pensar. Mejorar. Decidir. Aportar valor.
Hablaremos de Otter AI y empezaremos con un caso de uso que te ayudará a comprender bien de que va la herramienta.
Marcos, un experto en marketing digital, se enfrentaba a un desafío común: analizar las opiniones de los consumidores sobre un nuevo producto. Organizar grupos focales era la clave, pero la tarea de tomar notas detalladas mientras moderaba la sesión le resultaba abrumadora. Necesitaba una solución que le permitiera concentrarse en la dinámica del grupo y capturar cada comentario valioso sin distracciones.
Fue entonces cuando un colega le recomendó Otter.ai. Intrigado por la posibilidad de transcribir las sesiones en tiempo real, Marcos decidió probar la herramienta en el próximo grupo focal. El resultado fue sorprendente. Mientras los participantes debatían sobre el producto, Otter.ai registraba cada opinión, cada sugerencia, cada crítica, con una precisión asombrosa.
Marcos se sintió liberado. Podía prestar total atención al lenguaje corporal de los participantes, a las emociones que expresaban, a las ideas que surgían espontáneamente. Ya no se preocupaba por tomar notas, Otter.ai se encargaba de todo.
Al finalizar la sesión, Marcos tenía a su disposición una transcripción completa, lista para ser analizada. Pero eso no fue todo. Con Otter.ai, pudo identificar rápidamente las opiniones más relevantes, buscar palabras clave, e incluso compartir la transcripción con su equipo para un análisis colaborativo.
Gracias a Otter.ai, Marcos descubrió patrones de comportamiento, identificó las características del producto que más gustaban y detectó áreas de mejora. La información obtenida le permitió ajustar la estrategia de marketing, optimizar el mensaje y conectar de manera más efectiva con su público objetivo.
La historia de Marcos ilustra cómo Otter.ai puede transformar la forma en que los profesionales del marketing obtienen y analizan información valiosa. Esta herramienta no solo facilita la transcripción de grupos focales, sino que también abre un abanico de posibilidades para la investigación de mercado, el análisis de la competencia y la comprensión profunda del consumidor.
Si eres un profesional del marketing que busca optimizar sus procesos de investigación, Otter.ai es la solución que necesitas. Dile adiós a las notas y dale la bienvenida a una nueva era de análisis e insights.
Funcionalidades principales de Otter AI
Transcripción en tiempo real: Convierte el habla en texto de manera instantánea durante reuniones en vivo, facilitando el seguimiento de la conversación.
Identificación de hablantes: Utiliza inteligencia artificial para distinguir y etiquetar a diferentes participantes en una conversación, lo que es especialmente útil en entrevistas o discusiones grupales.
Integración con plataformas de videoconferencia: Se sincroniza con herramientas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, permitiendo que un asistente virtual se una automáticamente a las reuniones para tomar notas
Resúmenes automatizados: Genera resúmenes concisos de las reuniones, destacando los puntos clave y facilitando la revisión posterior.
Búsqueda avanzada: Permite buscar palabras o frases específicas dentro de las transcripciones, agilizando la localización de información relevante.
Colaboración y compartición: Facilita compartir transcripciones con otros usuarios y colaboradores, lo que mejora la edición y el seguimiento de las grabaciones.
Integraciones con otros servicios: Otter.ai se integra con aplicaciones como Dropbox, Google Drive y Slack, permitiendo importar y exportar grabaciones directamente desde y hacia estas plataformas.
¿Para quién es Otter AI?
Una de las cosas buenas de esta herramienta es que es aplicable prácticamente a cualquier profesional que use herramienta de reuniones online. Tanto si es un jefe de departamento, como si es un especialista de marketing, un diseñador, un periodista, un consultor, una persona de producto, un desarrollador. Cualquiera. Aquí te dejamos tres ejemplos de usos variados de la herramienta...
Recursos Humanos: Durante una sesión de formación interna, el departamento de RR.HH. emplea Otter.ai para registrar la reunión. La transcripción resultante se convierte en un recurso valioso para futuros empleados y sirve como referencia para aquellos que no pudieron asistir, asegurando una comunicación coherente y accesible.
Consultoría: Un consultor lleva a cabo una reunión con un cliente para discutir estrategias de negocio. Con Otter.ai, la conversación se transcribe automáticamente, permitiendo al consultor centrarse en las necesidades del cliente. Posteriormente, puede revisar la transcripción para identificar puntos clave y asignar tareas específicas a su equipo, mejorando la eficiencia y precisión en la ejecución de proyectos.
Investigación de mercado: Un equipo de marketing organiza un grupo focal para obtener insights sobre un nuevo producto. Utilizando Otter.ai, la discusión se transcribe en tiempo real, permitiendo al equipo analizar rápidamente las opiniones de los participantes, identificar tendencias y ajustar estrategias de marketing basadas en datos precisos.
Los PROS y los CONS de Otter AI
Si has llegado hasta aquí es que Otter Ai ha llamado tu atención. Así que vamos a ir al grano: lo mejor y lo discutible de la herramienta para que la adoptes en tu día a día.
Los pros de Otter AI
- Precisión en las transcripciones: Ofrece transcripciones detalladas y precisas, lo que facilita la revisión y análisis de conversaciones importantes
- Facilidad de uso: Su interfaz intuitiva permite a los usuarios comenzar a transcribir sin necesidad de una formación extensa.
- Integraciones amplias: La capacidad de integrarse con múltiples plataformas de videoconferencia y almacenamiento en la nube mejora la eficiencia del flujo de trabajo.
Los cons de Otter Ai
- Limitaciones en el plan gratuito: El plan básico ofrece funcionalidades limitadas, lo que puede no ser suficiente para usuarios con necesidades más amplias.
- Precisión variable en entornos ruidosos: Aunque generalmente es precisa, la transcripción puede verse afectada en entornos con mucho ruido de fondo.
Como sacar máximo rédito a la herramienta
Toda herramienta necesita un contexto. Y para que una aplicación de inteligencia artificial sea lo más productiva posible, necesitaremos ajustar ciertos parámetros para que su fiabilidad sea máxima.
Preparar un vocabulario personalizado: Añadir términos específicos de la industria o nombres propios al vocabulario de Otter.ai puede mejorar la precisión de las transcripciones. Toda herramienta de IA generativa depende de una documentación, en este caso de un diccionario. A veces, según qué temáticas, puedes requerir de un lenguaje técnico o especializado que es posible reconocer si actualizamos el vocabulario de la herramienta.
Utilizar micrófonos de calidad: Emplear equipos de grabación de alta calidad puede reducir el ruido de fondo y mejorar la claridad del audio, resultando en transcripciones más precisas.
Obviamente, una parte clave del funcionamiento de la herramienta dependen de la calidad de grabación y también de como se expresan los emisores. Si vocalizan o no, por ejemplo. En este caso, no podremos hacer mucho, así que lo ideal es tener el mejor micro posible para no "malinterpretar" palabras y luego tener que editar la transcripción.
Revisar y editar transcripciones: Aunque Otter.ai ofrece una alta precisión, es aconsejable revisar las transcripciones para corregir posibles errores y asegurarse de que reflejen fielmente la conversación.
Integraciones con otras herramientas
Otter.ai se conecta con múltiples plataformas para facilitar la experiencia del usuario y aumentar la productividad:
- Videoconferencias: Se integra con herramientas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Estas integraciones permiten que un asistente virtual de Otter.ai se una automáticamente a las reuniones, transcribiendo todo en tiempo real y generando resúmenes claros. Esto es ideal para equipos remotos o híbridos.
- Almacenamiento en la nube: Con compatibilidad con Dropbox y Google Drive, puedes importar grabaciones directamente y guardar transcripciones organizadamente en la nube.
- Comunicación y colaboración: Otter.ai también se sincroniza con Slack, lo que facilita compartir transcripciones directamente en canales de trabajo, asegurando que toda la información clave esté al alcance de los equipos.
Nota media de Otter AI y comentarios de usuarios
Aparte de este review sobre Otter, es importante tener en cuenta otras opiniones. Las mejores y más relevante suelen ser las notas que se ofrecen en webs que recogen la satisfacción del cliente como Trustpilot o las apps stores de Apple o Google y leer los comentarios.
En Trustpilot, Otter.ai tiene una nota media generalmente positiva, con valoraciones destacando su precisión y facilidad de uso. Algunos comentarios útiles incluyen:
- Opiniones positivas: "Transformó la manera en la que gestiono mis reuniones. Ya no tengo que preocuparme por tomar notas y puedo concentrarme más en las conversaciones."
- Opiniones negativas: "La calidad de las transcripciones baja considerablemente en ambientes ruidosos. Además, el plan gratuito es algo limitado para usuarios intensivos."
Otras aplicaciones y usos de Otter AI: ventas y gestión de proyectos.
Hasta ahora hemos hablado del uso de Otter AI para grabar reuniones online y mejorar la productividad. Pero hay más.
Otter puede también ser un gran software para mejorar la capacidad de captar cliente y maximizar venta de servicios y productos. Pero también de gestionar los proyectos, con un workspace como si se tratara de una herramienta de project management colaborativa. Para esto, hay que hablar de Otter AI Channels.
Otter AI Channels es una función de Otter.ai que organiza y centraliza grabaciones y transcripciones de reuniones o eventos en espacios temáticos llamados canales. Estos canales permiten agrupar contenido relacionado con proyectos, equipos o temas específicos, ofreciendo transcripciones automáticas, resúmenes inteligentes y puntos clave destacados. Además, integran herramientas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet para automatizar la captura de información relevante y facilitar la colaboración en tiempo real.
Con los AI Channels, los equipos pueden acceder a un historial compartido de conversaciones importantes, agregar comentarios, etiquetar información clave y compartir decisiones. Esto mejora la productividad al simplificar el seguimiento de tareas y acuerdos, todo en un entorno organizado y accesible para todos los miembros del canal.
¿Y esto aplicado a un departamento de ventas?
Otter.ai extrae información clave de las conversaciones, como datos sobre presupuesto, autoridad, necesidad y cronograma, facilitando la calificación de prospectos y la priorización de seguimientos.
La integración de Otter.ai con sistemas CRM como Salesforce y HubSpot permite la sincronización automática de transcripciones e insights, reduciendo la entrada manual de datos y asegurando que todo el equipo tenga acceso a información actualizada. Asimismo, los líderes de ventas pueden revisar transcripciones para proporcionar retroalimentación y coaching, promoviendo la mejora continua y la difusión de mejores prácticas dentro de la organización.
Precios de Otter AI
Tiene distintos planes de precios que combinan varias de sus herramientas. Lo más importante es saber que si quieres puedes probar esta herramienta con un plan gratuito, al igual que muchas otras, con uso limitado de minutos de grabación y algunas funcionalidades menos que en los planes premium y enterprise.
Pero en sí, no es una herramienta de uso caro.
Competencia y diferenciación
Hay otras herramientas como Otter. Claro que sí. Y os vamos a explicar un poco cuales son y muy rápidamente lo que las diferencia:
- Rev: Alta precisión manual, pero es más caro y lento.
- Sonix: Ideal para exportaciones, pero sin resúmenes automáticos.
- Temi: Económico, pero menos preciso y con funcionalidades limitadas.
- Trint: Excelentes herramientas de edición, pero sin transcripción en tiempo real.
Diferencia clave: Otter.ai se destaca por su combinación de transcripción en tiempo real, generación automática de resúmenes y robustas integraciones, ofreciendo una solución integral y accesible para la gestión de conversaciones.
Si te ha gustado el articulo te animamos a compartirlo con otros compañeros de profesión interesados en el uso de la ia para mejorar su productividad y su trabajo diario.
Además, te animamos a suscribirte para recibir nuestra newsletter con novedades, herramientas y demás sobre la ia en el día a día de tu empresa.
#Aquí te dejamos un repositorio de artículos de otras herramientas para grabar y transcribir reuniones online.
#Y si te apetece, un repositorio de artículos sobre ejemplos de uso de la ia en empresas
